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Comment conserver ses documents en entreprise ?

Le bon fonctionnement d’une entreprise est basé sur des lois et des principes qui la régissent. La conservation des documents au sein de la société fait partie de ces principes. Les documents imprimés et les documents numériques ont chacun un mode d’archivage qui garantit leur bonne tenue et leur confidentialité. Dans cet article, découvrez les moyens de conserver vos documents en entreprise.

Pourquoi faut-il conserver ses documents ?

Tout d’abord, conserver des documents est un devoir de l’entreprise ; c’est une obligation légale. Le non-respect de cette obligation peut engendrer des sanctions aux yeux de la loi. En effet, une entreprise qui ne conserve pas convenablement ses documents peut être exposée au paiement d’une amende pouvant aller jusqu’à 10 000 euros. Il est de même fondamental de conserver ses documents parce que la conservation relevés bancaires et d’autres pièces comptables de l’entreprise permet de retracer toutes les activités effectuées au sein de la société. Aussi, archiver ses documents, plus particulièrement des contrats, permet de servir de preuve en cas de malversation, de contentieux ou de litige. Ainsi, conserver les documents d’une entreprise est capitale.

Comment conserver ses documents en entreprise ?

Pour que les différents documents dans la société soient bien conservés, il existe des moyens pour chacun d’eux.

Conserver des documents imprimés

Bien que la plupart des entreprises décident de numériser leurs documents, d’autres recourent à l’impression de ces derniers. Une bonne conservation des documents imprimés permet de mieux les ranger et de les classer convenablement. Pour ce faire, il faut :

  • Sélectionner les documents qui doivent être conservés ;
  • Établir un moyen afin de pouvoir facilement identifier les documents à archiver ;
  • Regrouper lesdits documents et les relier selon leur appartenance ;
  • Choisir des rangements adaptés pour préserver la bonne tenue des documents. Il existe une variété de rangement pour les documents, qu’il s’agisse de classeurs, de caisse d’archives… ;
  • Disposer les documents de l’entreprise dans un local à l’abri de l’humidité et de la poussière. De plus, le lieu de stockage des archives doit être facilement accessible au personnel pour les consulter.

Il est aussi important de mettre un point d’honneur sur la confidentialité de tous les documents imprimés. Toutefois, conserver des documents imprimés peut demander beaucoup d’espace, surtout au fil des années. C’est pour cette raison que plusieurs entreprises préfèrent se tourner vers les documents numériques.

Conserver des documents numériques

Conserver des documents numériques

La conservation des documents numériques requiert des applications et des logiciels dédiés à cet effet. En effet, des documents numériques peuvent être exposés à des virus malveillants ou des logiciels espions. Pour protéger vos documents numérisés tout en les archivant, il est aussi possible de recourir à l’installation d’un coffre-fort électronique. Un autre moyen afin de conserver ses documents numérisés est l’installation des logiciels de Gestion Electronique des Documents (GED) ou des Systèmes d’Archivage Electronique (SAE). Pour éviter la perte ou la suppression accidentelle des documents sur un ordinateur, il est conseillé d’enregistrer les documents dans des espaces de stockage en ligne.

Quel est le temps de conservation des documents dans une entreprise ?

Selon leur type, les documents en entreprise ont l’obligation d’être conservés sur une période fixe.

  • Les documents sociaux se conservent pendant au plus 10 ans. Ces documents concernent les rapports ou les convocations ;
  • Les documents fiscaux se conservent durant au moins 6 ans. Il s’agit de documents relatifs à la liasse fiscale et aux impôts à payer par chaque entreprise ;
  • Les documents commerciaux se conservent entre 5 et 30 ans. À ce niveau, on retrouve les documents ayant trait aux transactions bancaires, aux frais de transport de marchandises, aux transactions et déclarations au niveau de la douane, les différents contrats entre deux ou plusieurs parties ou encore les factures.

Pour résumer, il existe divers moyens de conserver les documents d’une entreprise. Qu’ils soient sur support physique ou sur support digital, il est important de les conserver de la bonne manière et pendant une période donnée afin d’éviter toute sanction pénale.

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