Signer un document en ligne est aujourd’hui simple et rapide grâce aux outils de signature électronique. Que ce soit pour des contrats ou des documents administratifs, ces solutions permettent de valider des fichiers numériques de manière sécurisée. Découvrez les étapes clés pour apposer une signature électronique et assurer la validité juridique de vos documents.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une signature électronique et quelle est son utilité ?
Une signature électronique, également appelée signature numérique, est un moyen d’authentifier l’auteur d’un document. Contrairement à la signature manuscrite qui s’effectue sur un support physique, comme du papier, la signature électronique est entièrement digitale. Pour l’utiliser, il suffit de procéder à la recherche de document à signer. Selon le règlement eIDAS, trois types de signatures électroniques existent :
- Signature Électronique Qualifiée (SEQ) ;
- Signature Électronique Avancée (SEA) ;
- Signature Électronique Simple (SES).
Les différentes étapes pour signer un document en ligne
Signer électroniquement un document PDF ou Word est une démarche simple. Il est important de noter que le simple scan d’une signature manuscrite n’a pas de valeur juridique. Pour garantir la validité, l’utilisation d’une plateforme, d’un logiciel ou d’une application dédiée à la signature électronique est recommandée. Voici donc les étapes à suivre pour réaliser une signature en toute légalité.
Obtenir le certificat de signature électronique
Le certificat de signature électronique est un document très important et incontournable dans ce processus. Ce certificat atteste de l’authenticité du signataire et de la validité des documents signés. Il se présente comme une garantie de sécurité utilisée par les entreprises, mais aussi les organisations. Le certificat de signature électronique est délivré par une autorité de certification suite à de nombreuses vérifications.
L’inscription du signataire
Dans un premier temps, il est nécessaire de s’inscrire sur la plateforme de signature électronique. Pour établir l’identité du signataire, des pièces justificatives comme une carte d’identité en cours de validité peuvent être requises. Des méthodes d’authentification lui seront proposées afin de compléter son identité lors de l’inscription.
La demande de signature et la vérification
Une fois que l’inscription est validée, il ne reste qu’à sélectionner les documents qui doivent être signés. À cette étape, une vérification avec un processus d’authentification multifactorielle est lancée. Le signataire peut devoir confirmer son identité via un SMS ou un e-mail.
La génération de la signature
Ici, tout dépend du type de signature choisi. Le certificat de signature électronique permettra de générer les signatures à apposer sur les différents documents. L’identifiant de transaction assure une traçabilité des opérations sur l’aspect juridique.
L’envoi des documents
La dernière étape consiste à envoyer le document au destinataire par mail. Le document est stocké et enregistré afin d’être redistribué à d’autres destinataires ou signataires qui doivent, eux aussi, signer les documents.
Quel est l’avantage des signatures électroniques ?
Les signatures électroniques garantissent la sécurité des transactions entre différents prestataires. C’est une procédure légale reconnue par le règlement européen eIDAS qui permet de lutter efficacement contre la fraude et les cyberattaques. De plus, l’adoption des signatures électroniques constitue un important gain de temps en réduisant les processus de transmission.
Avec cette démarche, il n’est plus nécessaire de devoir imprimer un document en format papier avant de le signer. Des plateformes intuitives et sécurisées vous aident à tout faire en quelques clics et à augmenter votre efficacité. C’est aussi une solution économique, car la signature électronique de document supprime les frais d’impression et de traitement. Pour rappel, plus de 50% des grandes entreprises se sont tournées vers la signature électronique afin d’accroitre considérablement leur productivité.
Articles similaires
- Combien de temps faut-il prévoir pour encaisser un chèque ?
- Comment conserver ses documents en entreprise ?
- En quoi consiste l’assurance automobile temporaire en ligne ?
- Oubli déclaration achèvement travaux maison : que faire ?
- Est-il possible d’ouvrir un compte bancaire en ligne sans un justificatif ?
