Mettre en place un organisme de formation est le moyen de partager son expertise et d’offrir des compétences à différents profils professionnels. Face à la pénurie de compétences et au nombre croissant de personnes en pleine reconversion professionnelle, les formations constituent une solution adoptée par plusieurs. C’est pour cette raison que créer un organisme de formation est une manière d’accompagner les professionnels qui souhaitent se faire former dans un secteur d’activité. Pour cela, il faudrait respecter les différentes étapes pour réaliser votre projet.
Sommaire
Pourquoi créer un organisme de formation ?
Plusieurs raisons expliquent le besoin et la nécessité de créer un organisme de formation. En plus d’être le moyen de créer une activité entrepreneuriale génératrice de revenus, il se présente comme une solution pour faire face aux défis et besoins de formation professionnelle. En effet, face aux besoins croissants en matière d’offre d’emploi, des centres de formation professionnelle offrent l’opportunité de se faire former. Les demandeurs d’emploi, les personnes en reconversion professionnels, les travailleurs et les salariés sont à la recherche de différentes formations pour acquérir de nouvelles aptitudes.
Créer un organisme de formation permet aussi de partager son expertise tout en gagnant de l’argent. Qu’il s’agisse de formations en ligne ou en présentiel, gérer un centre de formation est une activité génératrice de revenus. C’est pour cette raison qu’obtenir la certification organisme de formation est nécessaire avant toute démarche.
Enfin, pour se faire accompagner dans la réalisation de ce projet, il existe des dispositifs publics de financement. Par exemple, des aides financières comme le crowdfunding, l’ACRE et l’ARCE permettent soit d’obtenir un apport financier supplémentaire ou de bénéficier d’une exonération des cotisations sociales dans un premier temps. Sous certaines conditions (qui seront développées plus bas), devenir un centre de formation agréé CPF est aussi un moyen de bénéficier d’un accompagnement financier.
Les étapes essentielles pour créer un organisme de formation
Mettre en place son organisme de formation passe par diverses étapes. Ce projet nécessite entre autres des démarches administratives.
Définir son projet pédagogique et son offre de formation
Dans un premier temps, il faudra définir le public cible auquel seront destinées les formations. Pour cela, il faudra tenir compte du secteur d’activité et des modules de formation qui seront dispensés. Une cohérence de ces derniers aidera à fixer les objectifs à atteindre et à en évaluer la qualité. La structuration des modules permettra aussi de gagner en crédibilité et d’attirer plus d’apprenants.
Obtenir les accréditations et déclarer son activité
En dehors de l’aspect pédagogique, il est important que le centre de formation respecte les exigences réglementaires et juridiques. Par exemple, une déclaration d’activité auprès de la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) est une étape obligatoire. Les organismes de formation sont tenus de respecter cette étape en vue de l’obtention d’un numéro de déclaration d’activité (NDA).
La déclaration se fait en ligne et nécessite la présentation de certains documents, à savoir :
- La liste des formateurs appelés à intervenir auprès de l’organisme de formation ainsi que leurs qualités et titres. (Il faudra présenter leurs diplômes ainsi que leur CV).
- Une copie d’attribution du numéro SIREN.
- L’extrait du casier judiciaire datant de moins d’un moins des membres de l’administration du centre.
- Une copie de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation.
Obtenir la certification Qualiopi
La certification Qualiopi atteste de la conformité des programmes de formation aux normes de l’État. Elle garantit l’agrément des organismes et permet de financer les formations par un CPF et d’avoir accès aux financements publics. Cette certification est délivrée par Certifopac, l’organisme reconnu et accrédité par le COFRAC.
Trente-deux (32) indicateurs regroupés en 7 critères sont établis par le RNQ (Référentiel National Qualité) qui veille à la qualité des formations dispensées. Ces critères sont :
- L’information au public qui tient compte de l’accessibilité des informations et renseignements ainsi que de la transparence des supports de communication.
- L’objectif et l’adaptation des prestations en tenant compte des besoins et attentes des bénéficiaires ainsi que les objectifs fixés par les organismes de formation.
- L’accueil, le suivi et l’évaluation du public en tenant compte de l’adaptation des programmes pour le public cible.
- L’adéquation des moyens mis en place pour atteindre les objectifs. Ici, les moyens pédagogiques, la qualité des ressources, de l’accueil, des prestations de formation ainsi que la présence d’un conseil de perfectionnement seront évalués.
- La qualification du personnel afin de s’assurer que l’équipe administrative et celle pédagogique dispose des compétences requises et est impliquée dans la formation continue.
- L’investissement dans l’environnement professionnel pour montrer l’impact du centre en matière de formation professionnelle.
- Les appréciations et l’amélioration continue : Effectuer un suivi et analyser les retours, tenir compte des difficultés et des appréciations en vue d’une amélioration.
Mettre en place la gestion administrative et financière
Tous les centres et organismes de formations doivent s’assurer de disposer de certains documents, à savoir un règlement intérieur, les conditions générales d’utilisation, la convention de formation, les conditions générales de vente (CGV) mais aussi le programme de formation qui doit correspondre aux conventions.
En dehors des documents obligatoires, l’organisme de formation doit s’assurer de la gestion de la facturation et de la comptabilité. Certains documents légaux doivent être à jour tels que le bilan comptable et le bilan pédagogique et financier. Pour une meilleure gestion de la comptabilité, il faudra utiliser des logiciels dédiés permettant la fourniture des factures électroniques ou de devis de manière dématérialisée.
Comment attirer ses premiers clients et développer son organisme de formation ?
Pour gagner en crédibilité et en visibilité, il est important de développer des stratégies marketing en vue de promouvoir votre organisme de formation. Cela passe par une présence effective en ligne. La création de page ou de compte sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter) et d’un site internet vous permettra de toucher plus de prospects et de potentiels clients.
Travailler avec une équipe de professionnels et des partenaires est un moyen d’ajuster les stratégies marketing et de communication selon les tendances du marché. Des outils comme les newsletters, le référencement ou encore le reporting vous aideront à toucher une plus grande audience. Des prescripteurs tels que Pôle Emploi constitueront un canal pour rediriger des candidats à la recherche de formations qualifiantes et diplômantes.
Les erreurs à éviter lorsqu’on lance son organisme de formation
L’une des erreurs les plus fréquentes est de bâcler les différentes démarches administratives et réglementaires. De ce fait, des difficultés et des problèmes de non-conformité peuvent être rencontrés dans les étapes ultérieures pour certifier votre centre. Il est très dangereux de négliger la certification Qualiopi sans laquelle il sera impossible de bénéficier des financements et d’être conforme aux normes définies par la loi « Avenir professionnel ».
Enfin, il faut éviter de négliger la concurrence. Pour se maintenir sur le marché, il faudra développer des stratégies de pointe et proposer une offre plus attractive tout en garantissant des formations de qualité. Se faire accompagner d’une équipe est vivement recommandé à cette étape.
En résumé, il est important de se faire accompagner dans la réalisation de son projet tant sur le plan financier que sur le plan administratif. Cela permettra non seulement de créer un organisme de formation conforme à la certification Qualiopi, mais aussi de suivre les différentes étapes sans grandes difficultés. Pour éviter les imprévus et les mauvaises surprises, ce projet doit être évalué avec un expert.
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Jean-Paul Leroy est un spécialiste des marchés immobiliers et des stratégies d’investissement. Il apporte une vision experte des tendances du secteur.
